Aprenda a finalizar seus projetos, sem estresse

Na cultura norte-americana existe um ditado que diz:

Como se come um elefante?

Um pedaço de cada vez.”

Se você já correu mais de 3 quilômetros, provavelmente entende por que é preciso manter  o ritmo durante o percurso. Atletas que saem com tudo na largada ficam cansados já bem antes da linha de chegada. O mesmo principio se aplica quando estamos tentando finalizar um trabalho. Uma boa solução que encontrei para dar ritmo ao meu trabalho e que se mostrou bastante eficaz é manter listas de tarefas semanal e diária.

Listas de tarefas Semanal/Diária (LTSD)

O princípio por trás do método LTSD é simples:

  • No fim da semana, escreva uma lista contendo tudo que você quer fazer.
  • No fim do dia, escreva uma lista contendo quais partes da lista semanal você quer finalizar no dia seguinte.

Quando você terminar de executar as tarefas da sua lista diária, pare. Não trabalhe em mais projetos ou tarefas. Você tem o resto do dia para relaxar. E quando você terminar a lista da semana, então a semana de trabalho terminou. Isso quer dizer que, se você terminou as tarefas da sua lista da semana na sexta à tarde, não precisa mais trabalhar até segunda de manhã.

Por que a LTSD é o máximo:

Depois de usar esse método por vários meses, percebi que ele ganha dos outros métodos em alguns quesitos:

1) A LTSD gerencia sua energia

O problema não é ficar sem tempo, e sim ficar sem energia. O dia pode ter 24 horas, mas muitas dessas horas são consumidas fazendo refeições, dormindo e relaxando após algumas horas de trabalho exaustivo. Qualquer sistema de produtividade que não leve isso em consideração não vai funcionar.

A LTSD quebra meu trabalho em blocos gerenciáveis. Ao invés de tentar finalizar tudo em um único dia, eu simplesmente finalizo minha lista diária. O mesmo vale para a lista da semana. Com a LTSD você consegue entregar o máximo de trabalho possível e ao mesmo tempo reservar algumas horas para relaxar e aproveitar seus momentos improdutivos sem culpa.

2) O sistema LTSD acaba com a procrastinação

A procrastinação pode facilmente surgir quando você dá de cara com aquela montanha de trabalho te aguardando, e você nem consegue se imaginar finalizando aquilo tudo. Ao dividir sua lista de tarefas em listas diárias, seus projetos do tamanho de um elefante podem se transformar em um conjunto de pequenas tarefas, mais fáceis de serem digeridas.

3) A LTSD faz com que você seja proativo

Meu sistema, antes de implementar a LTSD, era simplesmente fazer uma lista diária de tarefas. Infelizmente esse método me fazia perder de vista as tarefas maiores e que não eram urgentes. Quando você já tem 10 itens na sua lista, incluir o 11o para o mesmo dia não é nada animador.

Mas quando você está escrevendo a lista semanal, sua cabeça está em outro clima. Com 5 dias para finalizar tudo, é mais fácil inserir na lista as tarefas que são importantes mas não urgentes.

4) A LTSD impede que você se esgote

Mesmo quando eu tenho 2 ou 3 vezes mais volume de trabalho do que o normal, a LTSD me ajuda a não me sentir estressado e acabado.  Ao dividir meu trabalho em incrementos diários e semanais, posso sempre focar no próximo pedaço ao invés do elefante inteiro.

Como usar a LTSD

É muito simples.

Escreva sua lista semanal, suas listas diárias, finalize, repita.

Mas após usar esse sistema por alguns meses, descobri algumas variações que podem te ajudar:

  • Foque na lista diária

O objetivo da lista semanal é servir como um ponto de partida para começar a escrever as listas diárias. Quando você termina de listar as tarefas de segunda-feira, as demais tarefas da semana não precisam mais estar na sua cabeça. Você pode fingir que elas não existem, como se as únicas tarefas do mundo fossem as tarefas de segunda-feira.

Essa abordagem alivia bastante o estresse. É fácil se preocupar em como irá fazer para terminar tudo. Mas quando o tudo se torna apenas sete ou oito tarefas para segunda-feira, ele fica mais fácil de gerenciar.

  • Não aumente as listas

Se você finalizar suas tarefas diárias ou as da semana antes do esperado, pode ficar tentado a aumentar as listas. Por que não adiantar algumas tarefas extras já que você tem tempo, certo?

Mas isso não é uma boa ideia, porque faz com que você pare de focar na lista diária. Assim que a possibilidade de expansão da lista é criada, seu tudo volta a ser uma lista infinita de tarefas – um enorme elefante. O estresse e a procrastinação voltam.

Obviamente, haverá momentos em que ajustes serão necessários. Tarefas de última hora precisam ser adicionadas às listas. Mas tente evitar ao máximo aumentar suas listas só porque você tem tempo livre.

  • Faça uma revisão mensal

A LTSD, como o próprio nome já diz, não inclui uma lista mensal. Pode ser que alguns projetos ou atividades sejam muito grandes e/ou não urgentes e acabem sendo ignorados nas listas semanais. Mas, infelizmente, manter uma lista mensal é um trabalho que não vale a pena. É muito difícil prever todas as pequenas tarefas que você vai precisar realizar com um mês de antecedência, e aí a lista deixa de ser relevante.

Ao invés de uma lista mensal, o que eu gosto de fazer é uma revisão mensal. Eu separo alguns projetos maiores que eu gostaria de finalizar naquele mês, e mantenho-os em mente na hora de fazer as listas semanais.

A LTSD não é complicada. Tente usar esse sistema por um mês. Você pode organizar suas listas com lápis e papel, usar um aplicativo de smartphone ou uma ferramenta online. O que você tem a perder?

foto: dmachiavello

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Scott H Young...

...já escreveu mais de 950 artigos dedicados a uma simples ideia: como levar uma vida mais produtiva. Em seu blog, ele oferece dicas de como dobrar sua capacidade de leitura, aprender mais estudando menos, superar a procrastinação ou simplesmente entender melhor as pessoas- e a si próprio. Leia seus artigos ou saiba mais sobre o autor.

Comments

  1. Jéssica Silva says:

    Obrigado pela dica…. Amei e vou tentar!!! Vamos ver se desta vez dá certo. :D

    beijos, obg de novo kkk

  2. Excelente post

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Leia o post anterior:
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É complicado se sentir cansado o dia inteiro. Eu já tive dias assim, sem a menor energia para fazer as coisas que realmente importavam. Ou melhor, eu já passei anos...

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